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Recrutamento de um Assistente Administrativo/Assistente Administrativo Sénior - FMI

Escritório do Representante Residente do Fundo Monetário Internacional em Cabo Verde

Aviso de Recrutamento de um(a) Assistente Administrativo(a)/Assistente Administrativo(a) Sénior

Local de trabalho: Praia, Cabo Verde.
Duração da nomeação: Contrato de um (1) ano, com a possibilidade de renovação.
Data de início: Novembro de 2023 (flexivel).

Antecedentes

O Fundo Monetário Internacional (FMI) é um organismo que integra 190 países membros e busca estimular a cooperação monetária internacional, garantir a estabilidade financeira, facilitar o comércio internacional, promover altos níveis de emprego e crescimento econômico sustentável e reduzir a pobreza em todo o mundo.

O FMI procura contratar um(a) Assistente Administrativo(a)/Assistente(a) Administrativo(a) Sénior para o gabinete da sua nova Representação Residente em Cabo Verde. O(A) funcionário(a) será responsável por todas as tarefas relacionadas com as funções e responsabilidades descritas abaixo:

Deveres e responsabilidades

Sob a supervisão do Representante Residente, o(a) Assistente Administrativo(a)/Assistente Administrativo(a) Sénior assegura a execução de todas as actividades administrativas, sendo responsável pela organização e coordenação da carga de trabalho.

Dentro dos limites da autoridade delegada, (a) Assistente Administrativo(a)/Assistente Administrativo(a) Sénior é responsável pelas seguintes missões e responsabilidades:
  • Prestar assistência administrativa abrangente ao Representante Residente, incluindo a organização e gestão da sua agenda. Manter actualizada a agenda das reuniões, reuniões e missões, e outras reuniões oficiais;
  • Gerir a recepção, incluindo a recepção de visitantes, o registo de chamadas, mensagens e toda a correspondência;
  • Manter um registo das tarefas semanais;
  • Gerir eficazmente a logística do escritório e certos aspectos da residência do representante, incluindo a organização de várias tarefas (por exemplo, manutenção de equipamentos);
  • Organizar, preparar e apresentar informações orçamentais para revisões trimestrais da Missão Residente, incluindo a organização de pagamentos de várias despesas em tempo útil;
  • Prestar assistência administrativa às missões do FMI, incluindo a gestão logística (reservas de hotéis, voos, restaurantes, para membros da missão e peritos do FMI em missão a Cabo Verde);
  • Manter eficazmente a sua rede de contactos entre membros do governo, parceiros internacionais, membros da sociedade civil, académicos, líderes de empresa, mebros dos meios de comunicação, pessoal da sede e escritórios em outros países;
  • Trabalhar com as equipas de comunicação para desenvolver e manter o website do país;
  • Actuar como ponto focal em termos de segurança, responsável pela segurança e protecção do pessoal. Interagir com agências apropriadas (tais como a ONU) sobre questões de segurança;
  • Escrever, introduzir, formatar e acompanhar a correspondência administrativa;
  • Gerir e distribuir equipamentos e materiais de escritório ao pessoal e actualizar registos;
  • Receber e controlar a qualidade dos bens encomendados, de acordo com as especificações pré-definidas;
  • Orientar, treinar, resolver conflitos e supervisionar adequadamente o pessoal de apoio;
  • Preparar documentos e assegurar o acompanhamento de férias e licenças;
  • Ser responsável pela manutenção dos sistemas de arquivo institucional e das bases de dados;
  • Desempenhar todas as outras funções a pedido do Representante Residente, dentro dos limites das responsabilidades e tarefas que lhe são atribuídas.
Resultados Esperados:

O candidato deve demonstrar capacidades de gestão e liderança, uma forte capacidade de planear, organizar, gerir prazos, resolver problemas, gerir uma equipa, realizar análises e tomar decisões.

Habilidades e qualificações exigidas:
  • Possuir um diploma do ensino secundário, formação em gestão empresarial ou experiência numa variedade de áreas, tais como finanças e contabilidade, recursos humanos, auditoria, administração ou qualquer outro sector relacionado com esta posição é desejável;
  • Possuir pelo menos dois anos de experiência como assistente administrativo numa instituição internacional ou ONG, num organismo semelhante ou na administração pública;
  • Ter conhecimentos de ferramentas informáticas (software de burótica e de contabilidade), incluindo um conhecimento do Windows e das suas várias aplicações de Office, bem como da Internet;
  • Possuir uma mente afiada e rigorosa, e ser capaz de realizar um trabalho metódico, rigoroso, meticuloso, limpo, organizado e versátil;
  • Possuir um excelente domínio do português e um bom conhecimento do inglês (falado e escrito);
  • Possuir excelentes capacidades de comunicação oral e escrita;
  • Ser capaz de trabalhar sob pressão;
  • Ser altamente organizado(a) e possuir um elevado sentido de responsabilidade e de relações públicas;
  • Ser capaz de gerir adequadamente um fundo de maneio para pagamento de pequenas despesas;
  • Possuir um espírito de equipa.
Composição do processo de candidatura:
  • Uma carta de apresentação;
  • Um Curriculum Vitae detalhado e actualizado, assinado e incluindo duas referências profissionais a contactar, se necessário;
  • Cópias autenticadas de quaisquer diplomas relevantes.
As candidaturas devem ser enviadas ao Representante Residente do FMI por correio electrónico a rr-cpv@imf.org até ao 8 de Outubro de 2023. Favor incluir os seus números de contacto e endereço de correio electrónico no CV ou carta de apresentação. 

Apenas os candidatos pré-seleccionados para uma entrevista serão contactados. As candidaturas apresentadas ao Representante Residente não serão devolvidas.

Sobre o Autor

Plataforma de Promoção e Divulgação de vagas de emprego em Cabo Verde.

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